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用Excel 2007 制作彩色数据

作为销售部经理的张洁，经常需要用Excel处理各种数据。在统计、分析数据的过程中，最令人心烦的就是如何在最短时间内，从众多的数据中找到自己需要的数据，或者对数据进行分类筛选和排序。尽管Excel 2003有类似的功能，但是使用起来感觉太枯燥无味了！而自从使用了Excel 2007后，她发现这一切都改变了……下面就看看张洁如何利用Excel 2007的彩色标志功能，来更高效处理公司1～9月份的A产品的销售数据。新旧对比

　　Excel2003：不具有给数据添加彩色标志功能，仅仅可以通过条件格式的繁杂操作，按照一定的条件设置简单的单元格格式。

　　Excel2007：可以按照一定的条件给数据添加数据条、色标、图标集，也可以按照单元格颜色来进行对数据的筛选排序，而且可选的条件格式多样化。

一、直观显示数据

　　按照公司领导要求，张洁需要将2006年1～9月份的销售数量进行分析，找出哪些月份超额完成了公司的销售计划目标，即400000kg/月。针对这些工作，利用Excel2007的“条件格式”中的数据条工具即可瞬间完成，具体操作如下：

　　启动Excel 2007，打开销售明细表，选中要分析的销售量所在的单元格区域：D4:D12，单击工具栏上的“开始”菜单，然后单击弹出的浮动工具面板中的“条件格式”按钮。

　　从弹出的菜单中，选择“数据条”选项，单击其中的“浅蓝色数据栏”选项，就会发现选定的单元格区域内，每个单元格都会按照其数值的大小情况，自动填充不同程度的浅蓝色，单元格数值越大填充越满（如图1）。这样，仅仅凭借这些数据条就可以直接看出哪些月份销售量大、哪些月份销售量小了。

　　

　　图1

　　由于张洁还必须找出哪些月份超额完成销售量，单击“条件格式”按钮，选择“管理规则”命令，在弹出的“条件格式规则管理器”对话框中，单击先前设置的规则即：数据柱线，然后单击“编辑规则”按钮。

　　在随之弹出的对话框中，从“选择规则类型”列表框中，单击“基于各自值设置所有单元格的格式”选项；从“编辑规则说明”下面的“最长柱线”列表框中，选择“数字”选项，然后在下面的文本框输入销售月度目标：400000，依次单击“确定”按钮。当返回到明细表时，张洁就会发现所有超过400000的销售月份，其单元格都被同样的浅蓝色数据条几乎填充满了。

　　

　　图2

二、筛选出特殊数据

　　在1～9月份中，有几个月的产品销售价格低于平均价，公司领导要求单独显示出来，以便于分析造成的原因，而使用Excel 2007的条件格式中的项目靠前/靠后规则即可完成。张洁选择产品销售价格所在的单元格区域：E4:E12，单击“条件格式”按钮，选择“项目靠前/靠后规则”命令，然后选择“低于平均值”命令。在随之弹出的对话框中选择低于平均值的单元格显示方式，如：绿填充色深绿色文本，单击“确定”按钮，就会发现产品销售价格所有低于平均值的单元格都会被填充为深绿色。

　　小提示： 采用Excel 2007的项目靠前/靠后规则，以及突出显示单元格显示规则工具，可以非常容易地根据设定的条件，如排名、发生日期、设定范围，将选定单元格区域中的符合条件的数值单独以不同的颜色标志出来。

三、排序数据

　　当张洁给一些单元格设置了各色各样的彩色标志后，数据表是很漂亮了，但是筛选排序数据时怎么办呢？实际上在Excel 2007完全可以根据各个单元格的色彩来进行筛选排序，如张洁在产品销售明细表中的金额列中，根据销售额的大小情况，已经添加了一些双色刻度渐进色标，其中黄色色标代表较大值，绿色色标代表较小值，需要将数值进行筛选排序时，依靠这些彩色标志即可。

1.根据颜色筛选数据

　　张洁筛选较大的数值时，选定销售额所在的单元格区域：F3:F12（包括列名），单击“数据”菜单，在弹出的工具面板中，单击“筛选”按钮，进入“自动筛选”状态，单击“金额”列标题右侧的下拉按钮，从弹出的菜单中选择“按颜色筛选”命令，然后从右侧的“按单元格颜色筛选”下面选择一种代表最大值的颜色，如：黄色（如图3），即可筛选出销售额中的最大值了。

　　

　　图3

2.依据颜色排序数据

　　根据工作需要，张洁还需要对销售金额中的数据，从小到大进行排序，当然还是按照最直观的颜色了。选定销售额所在的单元格区域：F3:F12（包括列名），单击工具面板中的“排序”按钮，在弹出的“排序警告”对话框中，由于张洁不需要对其他的区域进行排序，因此选中“以当前选定区域排序”选项，单击“排序”按钮。

　　在弹出的“排序”对话框中，从“列”选项下面的“主要关键字”列表框中选择列标题，如：金额；从“排序方式”选择“单元格颜色”选项；“次序”中选择代表最小值的绿色；从后面的排序方式中选择“在顶端”。然后单击“添加层次”按钮，在新增的层次选项中，“次序”中选择代表最大值的黄色；排序方式中选择“在底端”，单击“确定”，这样明细表中的销售金额数值就会按照绿色→黄色，也就是自上而下从小到大进行排序了（如图4）。

　　

　　图4

　　小提示： 如果在Excel 2007中使用颜色进行筛选排序，可以使用单元格颜色、单元格图标以及字体颜色，但是所使用单元格颜色必须为填充满整个单元格的颜色，否则无法作为排序筛选的依据。

　　小提示： 在Excel 2007中，除了根据一定的条件设置数据条外，还可以设置色标、图标集，其中色标是采用不同的颜色来标志数据，图标集则是采用不同的图标形状来标志数据，而可以给同一个单元格区域添加多种条件格式（如图2），修改这些条件格式时，都可以通过“条件格式规则管理器”来完成。

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时间:2007-05-10 13:11:06,点击:65824