用InfoPath 2007配合Office2007制作定单

大家对于表单不会陌生吧？在论坛上注册ID需要填表，在学校办个活动需要填表，在单位申请出差也需要填表……在你面对这些表格抓狂之时，有没有想过这些表格是怎么做出来的呢？没错，用Word就可以做出很好的表格。然而从Office2003开始，一个新组件——InfoPath的加入，使得电子表单的设计和填写更加方便，其优越性正逐渐被人们认识。
小李是某IT企业的大客户经理，他的任务是各类媒体刊出产品广告以后，向机关、企业等大客户发送电子订单，然后接收和汇总客户返回的产品订单。今天，让我们来看看他是如何使用InfoPath和其他Office组件协作，出色完成任务的吧！
1．设计产品订单
把方便留给客户是小李的宗旨，因此他非常重视改进设计，如图1这类易于填写的订单深受欢迎。为此小李还形成了自己的设计套路：


第一步运行InfoPath2007打开“开始使用”对话框，单击“设计表单模板”打开如图1所示对话框。选中里面的“空白”然后“确定”，打开InfoPath2007窗口和如图2任务窗格。


第二步是在如图2任务窗格中单击“版式”，选择“插入版式表格”下的“带有标题的表格”，将版式表格插入InfoPath2007窗口。第三步在“单击此处添加标题”位置输入订单名称，再像Word那样设置字体、字号等。

为了方便客户填写订单，订单设计的第四步是选择合适的控件插入表格。“收货单位”、“联系电话”等由客户填写的项目，可以使用“文本框”或“格式文本框”控件。使用这类控件前先输入“收货单位”之类项目文字，之后将光标插入其右边。单击如图2中的“控件”打开如图4任务窗格，单击“文本框”或“格式文本框”插入控件。


小提示：光标指向版式表格右下角，显示双向光标后拖动可以调整表格大小。如果控件大小不合适，可以选中控件后拖动尺寸控点进行调整。
为了尽快将产品送到客户手中，公司提供了“中铁快运”等运输方式。设计订单时先输入“运输方式”字样，单击如图4中的“下拉列表框”插入控件。接着右击控件选择快捷菜单中的“下拉列表框属性”，在如图5对话框单击“添加”按钮，打开“添加选项”对话框，在“值”和“显示名称”框内输入“中铁快运”。“确定”后再次“添加”打开对话框，按相同方法重复输入“申通快递”、“特快专递”，全部选项输入完毕单击“确定”按钮关闭对话框。
为了快速输入“发货日期”并保证它们的格式统一，“发货日期”输入完毕插入如图4中的“日期选取器”即可。
由于产品的“订购数量”变化较大，小李选用了“组合框”控件。它既可以像文本框那样直接输入数据，也可以像“下拉列表框”那样选择，设置属性的方法则与“下拉列表框”相同。
“细节决定成败”，所以订单颜色也不能忽略。第五步小李要选择订单颜色：单击“格式”菜单中的“配色方案”，在“配色方案”任务窗格中选择可以了。
第六步是将订单保存到本地硬盘备用。或者单击如图2任务窗格中的“发布表单模板”，打开“发布向导”将订单发布到SharePoint服务器、局域网共享文件夹等处，供用户在线或下载填写。
2．发送空白订单
订单设计好之后，小李要用Outlook 2007发送空白订单：单击Outlook 2007“新建”下拉按钮，用“选择InfoPath表单”命令打开如图6所示对话框。选中需要发送的空白订单，单击“打开表单”即可在InfoPath2007中看到它。单击“提交”打开“InfoPath表单：采购订单”对话框，输入客户的E-mail地址单击“发送”，看到“表单提交成功”说明订单发送成功。


小提示：订单设计完成并保存之后，用InfoPath2007打开，单击“文件→发送至邮件收件人”也可以发送订单。这两种方法都要使用Outlook 2007，必须事先设置好Outlook 2007。
3．快捷订购产品
客户用Outlook 2007收到小李发来的订单邮件，打开“收件箱”选中它即可在右窗格中查看。单击订单中的“打开表单”用InfoPath 2007打开。填写完成后单击“提交”，就可以使用订单邮件中的地址，将填写好的订单直接回复给小李了。
4．Excel 2007管订单
由于小李的客户资源非常丰富，每天Outlook 2007都会收到很多订单，必须把其中的信息导入Excel 2007集中管理。
第一步按上面介绍的方法打开Outlook 2007中的订单，使用“文件→另存为”将其全部保存到硬盘。
第二步单击“文件→导出到”子菜单下的“Microsoft Office Excel”命令，打开“导出到Excel向导”单击“下一步”继续。
第三步选择要导出的数据类型，选中“所有表单数据”单击“下一步”。
第四步选中“从该表单和其他表单中导出数据”，然后单击“添加”打开对话框找到其他订单，选中后“确定”将其路径和名称加入对话框。单击“完成”按钮就可以新建一个Excel工作簿，把多个订单中的数据导入其中。
小提示：如果需要导入订单中的部分数据，只须第三步选择要导出的数据类型时，选中“仅当前视图中的表单数据（表格和列表除外）”，然后在下一步选中要导出的数据即可。
小提示：小李使用的方法有广泛用途，企事业单位的订货单、出差申请单等都可以这样设计，然后用Excel收集和汇总其中的信息。