网络协作，谷歌和OLW各显神通——洒脱的在线办公（五）

对于像我这样经常出差在外的人员来说，协同办公不仅是工作的需要，也能为我们减轻很多负担。今天就遇到很多繁杂的工作，一个人完成太累了，这时我想到了谷歌文档和Office Live Workspace（以下简称OLW）这两个工具，将工作文件通过它们分发下去，大家就可以通过这个办公平台来协同操作了，而且能够看到每个编辑人的姓名。繁杂的工作很快就完成了，这让我感受到了大家协作的力量。

1 借用谷歌文档实现多人协作

进入属于自己的谷歌文档文件列表，选择需要共享的文档如《2008年8月份讲稿》，单击菜单栏中的“共享”菜单，在弹出的“共享此文件”对话框中，从“邀请他人”的下面选择被邀请人的权限，分别为“协作者”、“查看者”，其中协作者可以编辑在线文档并邀请更多人员，而查看者可以查看文档，但不能进行编辑，比如选择“以协作者身份”，然后在其下面的电子邮件地址栏中输入被邀请人的电子邮件，如thinkou@126.com，单击“邀请协作者”按钮。

小提示：如果需要邀请多人协作，只要在邮件地址中输入多个右键点知即可。

在弹出的“要通知这些人有关此文件的信息吗”对话框中，可以输入关于此共享文件的相关协作信息，最后单击“发送”按钮即可。

当文档设置为共享后，被邀请大的协作者，只要使用自己的电子邮件地址，如前面的thinkou@126.com登录谷歌文档，就会发现共享的文档已经添加到自己的文件列表中，其中文件名后显示了所有的共享者，直接打开这个文档，就可以进行任意的编辑操作了。

2.Office协同办公利器——OLW

如果你不愿放弃Microsoft Office，你可以使用OLW，就可以让你的Microsoft Office协同功能大大增强，并且通过安装插件能够将桌面Office与Workspace紧密连接起来，这样在使用移动办公中，就能够充分提高桌面Office的网络协同能力。

操作方法：在IE地址栏中输入Office Live Workspace的网址“workspace.office.live.com”，最后输入你的Windows Live ID，然后单击“Sign in”按钮，就可以进入Office Live Workspace了。通过Workspace提供的网络存储空间，可以非常方便地将自己本地文件发送到网络文件夹中，需要上传文件时，单击“Add Documents”按钮，从弹出的命令列表中选择添加一个文件“Single Docunment”或是多个文件“Multiple Docunments”，在弹出的“选择文件”对话框中，选择要上传的文件，如“电气材料.xls”，单击“打开”按钮即可。

而需要与其他人共享这份文件时，单击“Share”按钮，然后选择是以文件共享（Share Document）还是屏幕共享（Share Screen）方式，比如选择文件共享方式，在弹出的页面的“Editors”输入共享人的电子邮件地址，单击底部“Send”按钮即可。

在使用Wordspace过程中，大家可能发现它只能够存储文件以及浏览文件，并不能对Word、Excel等文件进行编辑，这就需要安装一个插件。单击Wordspace主页面顶部的“Install Office Add-in”按钮，将安装一个插件。这样在桌面的Office工具栏的底部将显示一个“Go to Office Live”工具栏了，这样当修改Wordspace上的文件时，只要单击“Edit”按钮，就可以自动调用桌面的Excel进行编辑了。而通过“Go to Office Live”工具栏的“Save”、“Open”按钮就可以将修改后的文件保存在Wordspace，或者直接打开Wordspace上的文件了。

试用体验：通过上面的谷歌文档的共享功能，发现协同办公实现起来竟然这么简单，不依靠任何软件，上网即可。Wordspace最大功能是网络存储，可以把它当作Office的一种延伸对于移动办公用户来说是一种不错的协同办公途径。

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时间:2008-07-14 08:06:23,点击:65824