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利用EXCEL实现学校实现成绩的自动统计

摘要：Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。利用Excel公式实现成绩的自动统计，既可以保证效率，又可以保证质量。每当学期结束，试卷评改完毕，我校都要对各个年级各科目成绩进行统计和分析，以便期末进行评先评优、成绩考核、奖惩等事宜，其中包括各科目的平均分、及格率、优生率等项目。以前通过手工计算，效率低，工作量大，后来用一些成绩统计软件，工作轻松了，但不能很好的满足需要。 经过一段时间摸索，利用Excel函数功能，很好的解决了成绩统计的各种问题。下面将就如何利用Excel实现成绩的自动统计进行简单的描述。一、 需求分析各科成绩统计和分析的项目包括参考人数、平均分、及格人数、及格率、优生率、优生人数、各分数段以及每科的最高分，为了更好的作为资料保存，还要加上每班的班主任和任课教师。最终成绩统计表格(数学科，其它类似)如下图：二、 总体设计新建空白Excel工作簿，将自动建立的Sheet1、Sheet2和 Sheet3工作表，重命名为成绩分析表、TSCJ和Teacher， 其中TSCJ工作表用于输入各科成绩，Teacher工作表用于输入教师信息。（一）定制TSCJ工作表在TSCJ工作表第一行中输入统计名称，如“内邱县进修附小2007-2008学年上半学期各科成绩统计”，在第二行从A1单元格开始顺序输入记录字段名：学号、姓名、考号、班级、数学、语文、英语、科学、品德和总分。（二）定制成绩统计和分析工作表对成绩统计和分析工作表的定制多而复杂，下面就以数学科统计表定制为例进行描述，其它科的统计类比操作。1、 定制数学科统计表基本框架 将单元格A1：O1合并，并在单元格中输入“=TSCJ!A1”得到统计名称。再合并单元格A2：O2，在单元格输入“=TSCJ!E2” 得到统计科目，即“数学”。参考上图，定制其它单元格。2、求数学科各班参考人数首先在B4单元格中输入“=COUNTIF(TSCJ!$D$2:TSCJ!$D$1501,"="& A4)”，其中COUNTIF函数用于计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目，通过COUNTIF函数求出1班的参考人数。然后选中B4单元格，拖动B4单元格右下角的小“十”字图标至B6单元格（这种操作本文统称为向下自动填充操作），这样，就能自动得到B5至B6单元格的公式。最后在B7单元格中输入“=SUM(B4:B6)”，用于统计全年级参考总人数。3、 求数学科各班平均分首先在C4单元格中输“=IF(B4=0,0,SUMIF(TSCJ!$D$2:TSCJ!$D$1501,"=" & A4, TSCJ!$E$2: TSCJ!$E$1501)/B4) ”其中SUMIF函数功能是根据指定条件对若干单元格求和。为了避免分母为0的错误产生，单元格中用到了IF函数。该单元格公式可理解为：若1班参考人数不为0，则把1班数学科总分除以参考人员得到平均分。然后对C4至C6单元格进行向下自动填充操作，就可以自动得到C5至C6单元格的公式。最后在C7单元格中输“=IF(B6=0,0,SUM(TSCJ!$E$2: TSCJ!$E1501)/B7)”求出全年级平均分。4、求数学科各班及格人数在求各班及格人数时，利用COUNTIF函数功能比较难满足设计要求，为了解决这种多条件的计算功能，使用了数组公式进行多重标准单元计算。首先在D4单元格中输入“=SUM((TSCJ!$D$2:TSCJ!$D$1501=A4)*( TSCJ!$E$2: TSCJ!$E$1501>=60))”按下SHIFT＋CTRL键敲回车(这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对D4至D6单元格进行向下自动填充操作。最后在D7中输入“=SUM(D4:D6)”，求出全级及格人数。5、求数学科各班合格率 首先在E4单元格中输入“=IF(B4=0,0,D4/B4)*100”，为避免分母为O的错误，用了IF函数。公式可以理解为：若1班参考人数不为0，则合格率为合格人数除以参考人数后乘以100。然后对E4至E7单元格进行向下自动填充操作。6、求数学科各班优生人数我校对分数高于或等于80分的学生称为优生。首先在F4单元格中输入“=SUM((TSCJ!$D$2: TSCJ!$D$1501=A4)*( TSCJ!$E$2:TSCJ!$E$1501>=80))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车(这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对F4至F6单元格进行向下自动填充操作。最后在F7单元格中输入“=SUM(F4:F6)”，以求得全年级优生人数。7、求数学科各班优生率首先在G4单元格中输入“=IF(B4=0,0,F4/B4)*100”，为避免分母为O的错误，用了IF函数。公式可以理解为：若1班参考人数不为0，则优生率为优生人数除以参考人数后乘以100。然后对G4至G7单元格进行向下自动填充操作。8、求数学科各班小于分数段人数首先在H4单元格中输入“=SUM((TSCJ!$D$2:TSCJ!$D$1501=A4)*( TSCJ!$E$2: TSCJ!$E$1501<60))”按下SHIFT＋CTRL键敲回车，然后对H4至H6单元格进行向下自动填充操作。然后在H7单元格中输入“=SUM(H4:H6)”，以求得全年级小于分数段人数。9、求数学科各班60-70分数段人数求数学科各班60-70分数段人数，将用到三个条件进行标准单元计算。首先在I4单元格中输入 “=SUM((TSCJ!$D$2:TSCJ!$D$1501=A4)*(TSCJ!$E$2:TSCJ!$E$1501<70)*(TSCJ!$E$2:TSCJ!$E$1501>=60))”按下SHIFT＋CTRL键敲回车，生成数组公式。然后对I4至I6单元格进行向下自动填充操作。最后在I7单元格中输入“=SUM(I4:I6)”，求出全年级60-70分数段人数。同样的操作，可以分别统计各班数学科其它各分数段人数和总分各分数段人数。参考8、9进行。10、求数学科各班最高分 在M4输入“=MAX(IF(TSCJ!$D$2: TSCJ!$D$1501=A4, TSCJ!$E$2: TSCJ!$E$1501))”按下SHIFT＋CTRL键敲回车，生成数组公式。然后对M4至M6单元格进行向下自动填充操作。最后在M7单元格中输入“=MAX(M4:M6)”，求出全年级最高分。（三）定制Teacher工作表 在Teacher第一行依次输入：班级、数学、语文、英语、科学、品德和班主任。1、 求各科任课教师 在成绩统计工作表的N4单位格输入”=Teacher!B2”, 然后选中N4单元格，拖动N4单元格右下角的小“十”字图标至N6单元格.2、 求各班班主任在成绩统计工作表的O4单位格输入”=Teacher!I2”, 然后选中O4单元格，拖动O4单元格右下角的小“十”字图标至O6单元格。三、保护成绩统计工作表为了维护数据的安全性，防止非法用户善自有意或无意更改成绩数据，我们对成绩统计工作表进行加密保护。单击菜单“文件→工具→保护→保护工作表”，输入两次密码。以后如果想改动统计方法，必须输入密码才行。最后保存工作表，命名为“成绩自动统计Excel表”。通过上述操作，当我们要进行学校成绩统计时，只要打开“成绩自动统计Excel表”，然后在TSCJ工作表和Teacher工作表中分别输入各科成绩和教师信息，而成绩对应的各种统计则默默地自动执行，不需要人的参与。

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时间:2009-10-29 23:13:39,点击:65824