Word2007新功能：一劳永逸地除去修订

　　您在同事发来的电子邮件中收到一篇Word文档。您可以基于它来建造所需的文档，因而您用新名称保存了它并按照您的需要进行点窜。您历来没有重视到同事在原始文档中留下了批注，由于在您的副本中看不到它们。

　　此刻您筹办将文档传递给客户，可是您要发送给他们的是您的文档版本，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大年夜杂烩。

　　或，您利用了 Microsoft Office Word 2007 中的修订功能跟踪您对本身的求职信所做的更改。此刻您要将求职信发送给雇用方，雇用方看到的应当是您编辑的成果，而不是您进行编辑的思虑过程。

　　在上述任一环境下，当接到Word文档的人抱怨您的文档难于浏览，处处都是删除线、下划线和侧边批注框时，您感应很震动。例如，在您的求职信的一段中，有三个分歧的处所带有删除线 - 而您这一次要夸大的手艺倒是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。

　　这些文本在您发送文档的时辰实在不在此中。Word 如何会找到并显示这些内容呢?要使 Word 的表示如您所愿，应当如何做?

　　体味修订功能

　　您可能正在 Word 中利用修订或批注功能，而本身却没成心想到这一点。凡是，在 Word 跟踪更改时，它会在边距中的批注框中显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容和批注(或“注释”)也能够显示为内嵌。

　　有多种编制可以埋没修订或批注 - 但是，在修订功能打开时所做的所有修订和插入的所有批注，将一向是文档的一部分，直到它们被接管或回绝(对批注来讲是删除)。

　　注释 埋没修订不会从文档中删除现有的修订或批注。埋没修订使您可以或许轻松查看文档，而免受删除线、下划线和批注框的干扰。

　　若何查抄文档是不是有修订和批注?

　　Office Word 2007 供给了一项称为“文档查抄器”的功能，该功能用于查抄文档中是不是有修订、批注、埋没文字和其他小我信息。要查抄文档，请履行以下操纵：

　　1、打开要查抄是不是有修订和批注的文档。

　　2、单击“Microsoft Office 按钮”，指向“筹办”，然后单击“查抄文档”。

　　3、在“文档查抄器”对话框中，单击“查抄”。

　　4、核阅查抄成果。若是文档查抄器找到了批注和修订，将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全数删除”。

　　5、单击“从头查抄”或“封闭”。

　　若何除去修订和批注?

　　要除去修订和批注，您需要接管或回绝修订，和删除批注。编制以下：

　　1、在“核阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标识表记标帜”旁边的箭头。

　　2、确保以下每个复选框旁边都显示复选标识表记标帜：

　　·批注

　　·墨迹注释

　　·插入和删除

　　·格式

　　·核阅者(指向“核阅者”，然后确保选中了“所有核阅者”。)

　　若是某复选框旁边未呈现复选标识表记标帜，请单击该项以选中它。

　　3、在“核阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。

　　4、请履行以下操纵之一：

　　·在“修订”组中，单击“接管”。

　　·在“修订”组中，单击“回绝”。

　　·在“批注”组中，单击“删除”。

　　5、反复步调 3 和 4，直到接管或回绝了文档中的所有修订并删除所有批注。

　　注释

　　·若是您知道要接管所有修订，则单击“接管”，然后单击“接管对文档的所有修订”。

　　·若是您知道要回绝所有修订，则单击“回绝”，然后单击“回绝对文档的所有修订”。

　　·若要除去所有批注，您必须删除它们。在“批注”组中，单击“删除”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

　　这些修订和批注如何会在那边的?

　　您可能觉得已除去了批注或修订，或您可能从其他人那边收到文档却没成心想到它包含批注或修订。Word 如何会在您不知道的环境下存储这些项目呢?

　　您或发送文档的人可能埋没了修订或批注，以使文档更轻易于浏览。但是，埋没修订实在不会删除它们。它们仍保存在文档中，直到您对其进行措置。按照您的 Word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或其他人打开文档时从头呈现。

　　若是您不希望其他人看到修订和批注，请在与其他人共享文档前接管或回绝修订并删除批注。

　　若何查找埋没的修订和批注

　　有几种编制可以埋没修订和批注，这可能导致您觉得文档中没有这些内容。例如：

　　·“显示以供核阅”框 在“核阅”选项卡的“修订”组中，“显示以供核阅”框显示您所处的查看模式。它还供给用于查看文档的其他选项。若是您单击“终究状况”或“原始状况”，修订和批注会埋没。若要显示它们，请选择“显示标识表记标帜的终究状况”或“显示标识表记标帜的原始状况”。

　　·显示标识表记标帜 在“核阅”选项卡的“修订”组中，您可利用“显示标识表记标帜”列表埋没批注和修订。在“显示标识表记标帜”下具有复选标识表记标帜的项目会显示;没有复选标识表记标帜的项目会埋没。若要显示某个项目，例如“插入和删除”，请在“显示标识表记标帜”菜单上单击它。

　　为甚么 Microsoft Office Word 默许显示修订和批注

　　为了不您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默许环境下，Word 显示修订和批注。“显示标识表记标帜的终究状况”是“显示以供核阅”框中的默许选项。

　　我可以两方面兼顾吗?

　　若是您希望保存文档中的修订或批注，同时又希望共享文档而不让他人看到修订和批注，最好的解决编制就是保存文档的分歧副本：一份公用副本用于分发，一份专用副本用于本身利用。在文档的公用版本中，按本文所述接管或回绝所有修订并删除所有批注。在文档的专用版本中，可以在原地保存修订和批注。

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时间:2012-06-03 10:01:18,点击:65824